Design per prendere appunti

uando uno lavora nel settore IT o affini…si sente quasi obbligato a dover usare la tecnologia anche in situazioni in cui non è necessario, se non deleterio.

Ad esempio, prendere appunti col portatile. Per me, non funziona.

Ti spiego perchè.

Tu arrivi in riunione, e ti metti a digitare qualsiasi cosa si dica sul tuo pc come una stenografa con la Macchina Michela in un’aula di tribunale.

Se per partecipare alla riunione, ti fermi…poi devi bloccare tutti per prendere di nuovo appunti, se invece, non lo fai, o non partecipi con delle idee originali perché non riesci a pensarle mentre scrivi oppure non riesci a scrivere perché vuoi partecipare attivamente.

Ok, sì…tu sei multitasking…

Purtroppo il multitasking, mi spiace dirtelo, non esiste, come documentato dalla ricerca Ophir e Nass che trovi qui riportata al capitolo 46 “Le persone non sono in grado di praticare il multitasking” del libro “100 cose che ogni Designer deve conoscere sulle Persone” della Weinschenk, già citato in precedenza in questo blog [o l’ho fatto nel podcast….boh].

Quindi, probabilmente non fai nè l’una nè l’altra cosa. Probabilmente, eh…

Ma anche se fosse, ok!…hai partecipato e hai anche preso appunti. Strepitoso!

Esci dalla sala riunione, chiudi il portatile e te ne vai a pranzo, dopo ti metti a correggere delle robe, poi hai un’ altra riunione, la pausa sigaretta… e dopo una settimana riguardi i tuoi appunti e non ti ricordi più a cosa si riferissero.

Noooo, non t’è mai capitato…lo so…ci credo. Sì, sì.

Il mio procedimento è un sistema studiato in anni di attente riflessioni sull’argomento. Probabilmente è un sistema tarato per una persona che non ha grandi abilità di memoria, nè grandi capacità di ripristinare tutti i collegamenti logici avvenuti all’interno di una riunione risalente a diverse settimane prima. Ovvero me.

In riunione porto un blocco appunti “di brutta”. E traccio degli schemi di tutto ciò che si dice, mentre metto in correlazione tutti gli interventi e le proposte.

Dopodichè, finita la riunione, li ricopio su un altro blocco, quello “di bella” e intanto in questo modo riesco a riflettere e rimuginare tra me e me su tutte le questioni che son saltate fuori e ad elencarle per priorità.

Poi ricopio tutte le attività e le riordino su Trello e su OneNote. OneNote per riportare il processo di sviluppo nel dettaglio allegando anche email e documenti. Trello mi serve solo per incastrare nel calendario tutti i progetti tra di loro, con un plug-in tipo Planyway Planner.

Per cui, avendo ricopiato per ben tre volte la stesse cose, praticamente le ho quasi memorizzate.

Ma non è finita, no, ogni fine settimana fo una lista per macro progetti su un blocco di fogli mobili riciclati dalle stampe venute male [perchè ci tengo all’ambiente e so di consumare un sacco di carta].

Durante la settimana le cancello quando le finisco e al venerdì quelle rimaste le ricopio per il nuovo foglio della settimana che viene aggiungendo le nuove attività. Il foglio deve essere sempre pulito e chiaro, se ci scarabocchio o cancello troppe cose, lo ricopio in modo da rimettere le cose in ordine. E deve sempre starmi davanti, sulla mia scrivania, anche quando mi da fastidio e mi serve più spazio. Lui deve essere lì ricordarmi le cose da fare.

Praticamente ho le stesse attività ricopiate con un dettaglio da minimo ad estremo su un foglio di carta che ho costantemente davanti a me, su Trello e su OneNote.

In questo modo, alleno il mio cervello a pensare sempre alle stesse cose finchè non sono terminate e ad avere lo schema delle attività da fare da macro a micro.

Anche i task assegnati a me all’interno di un programma di gestione delle attività, devo rinserirli all’interno di questo sistema a tre blocchi, pena la completa dimenticanza di qualsiasi cosa non venga rimuginata e riprocessata completamente dal mio sistema cognitivo.

E a volte, comunque, mi perdo qualcosa…

Ho capito che l’unica cosa che funziona per tenere tutto sotto controllo non è l’uso della tecnologia, ma è tornare ad essere “un Amanuense”.

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